Najczęściej zadawane pytania o kasach fiskalnych

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

1. Kto musi posiadać kasę fiskalną?

Kasy fiskalne obowiązują wszystkie firmy prowadzące sprzedaż detaliczną osobom fizycznym oraz rolnikom ryczałtowym, chyba że spełniają kryteria zwolnienia określone przepisami prawa podatkowego. Zwykle są to firmy usługowe, handlowe, gastronomiczne czy kosmetyczne, które sprzedają swoje produkty lub usługi klientom indywidualnym.

2. Czy każda firma musi mieć kasę fiskalną?

Nie każda firma musi posiadać kasę fiskalną. Obowiązek ten zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej oraz przekroczenia określonego limitu obrotów w roku podatkowym. Szczegółowe kryteria można znaleźć w przepisach Ministerstwa Finansów.

3. Jakie są limity obrotów zwalniające z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

Firmy mogą być zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli ich roczny obrót ze sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekracza 20 000 zł netto w danym roku podatkowym.

4. Czy usługi online wymagają posiadania kasy fiskalnej?

Większość usług świadczonych online jest zwolniona z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jednak istnieją pewne wyjątki. Do usług, które wymagają stosowania kasy fiskalnej, należą między innymi usługi doradcze, edukacyjne, sprzedaż biletów oraz niektóre usługi medyczne.

5. Czy sprzedaż na Allegro wymaga kasy fiskalnej?

Sprzedaż za pośrednictwem platformy Allegro wymaga posiadania kasy fiskalnej, jeśli sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych, a obroty firmy przekroczą ustalony przez przepisy limit zwolnienia z obowiązku fiskalizacji.

Wybór odpowiedniego urządzenia

6. Jaką kasę fiskalną wybrać dla małej firmy?

Dla małych firm najlepiej sprawdzą się proste kasy fiskalne online, które mogą być mobilne lub stacjonarne. Przy wyborze warto uwzględnić specyfikę prowadzonej działalności, planowany wolumen sprzedaży oraz łatwość obsługi urządzenia.

7. Czym różni się kasa fiskalna od drukarki fiskalnej?

Kasa fiskalna działa jako samodzielne urządzenie rejestrujące sprzedaż. Drukarka fiskalna wymaga natomiast połączenia z komputerem lub systemem POS, z którego pobiera dane do wydruku paragonów. Drukarki fiskalne są bardziej zaawansowane technologicznie i przeznaczone dla większych punktów sprzedaży.

8. Jakie są najlepsze kasy fiskalne online w 2025 roku?

W 2025 roku szczególnie popularne są kasy fiskalne online takich producentów jak Posnet, Elzab i Novitus. Są one cenione za niezawodność, intuicyjną obsługę oraz łatwość integracji z różnymi systemami sprzedażowymi.

9. Czy istnieją kasy fiskalne dla gastronomii?

Tak, istnieją specjalne kasy fiskalne online dedykowane branży gastronomicznej. Są one wyposażone w funkcje takie jak obsługa stolików, zarządzanie rachunkami kelnerskimi oraz integracja z systemem drukarek kuchennych, co znacząco usprawnia pracę lokalu gastronomicznego.

10. Jakie są różnice między kasą stacjonarną a mobilną?

Kasy stacjonarne są przeznaczone głównie do sprzedaży w stałych punktach handlowych lub usługowych, gdzie jest stałe źródło zasilania. Kasy mobilne posiadają własne zasilanie bateryjne oraz mniejsze wymiary, co umożliwia ich używanie podczas sprzedaży w terenie.

Zakup i ulgi podatkowe

11. Ile kosztuje kasa fiskalna?

Ceny kas fiskalnych są zróżnicowane i zależą od ich funkcjonalności, marki oraz dodatkowych możliwości. Typowe ceny wahają się od około 700 zł do 2500 zł netto.

12. Czy przysługuje ulga na zakup kasy fiskalnej?

Tak, przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi podatkowej w wysokości do 700 zł netto przy zakupie każdej kasy fiskalnej online, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych.

13. Jakie dokumenty są potrzebne do zakupu kasy fiskalnej?

Do zakupu kasy fiskalnej konieczne jest podanie numeru NIP firmy oraz dostarczenie dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności gospodarczej, takich jak CEIDG lub KRS.

14. Gdzie można kupić kasę fiskalną?

Kasę fiskalną można nabyć w autoryzowanych punktach sprzedaży kas fiskalnych lub sklepach internetowych, które oferują dodatkowo usługę fiskalizacji oraz serwis posprzedażowy.

15. Czy można kupić używaną kasę fiskalną?

Zakup używanej kasy fiskalnej nie jest dozwolony ze względu na przepisy wymagające rejestracji i fiskalizacji urządzenia na konkretnego podatnika.

Fiskalizacja i zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego

16. Na czym polega fiskalizacja kasy?

Fiskalizacja kasy fiskalnej to jednorazowy proces uruchomienia urządzenia w trybie fiskalnym, polegający na zapisaniu danych identyfikacyjnych podatnika w pamięci fiskalnej kasy. Jest to niezbędny krok umożliwiający legalne korzystanie z urządzenia.

17. Kto dokonuje fiskalizacji kasy fiskalnej?

Fiskalizacja kasy może być przeprowadzona wyłącznie przez autoryzowany serwis kas fiskalnych posiadający odpowiednie uprawnienia serwisowe wydane przez producenta urządzenia.

18. Czy trzeba zgłaszać kasę fiskalną do urzędu skarbowego?

Tak, każdą nową kasę fiskalną należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży za jej pomocą, co jest wymagane przepisami podatkowymi.

19. Jakie są terminy zgłoszenia kasy fiskalnej?

Kasę fiskalną należy zgłosić do Urzędu Skarbowego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży za pomocą tego urządzenia, aby uniknąć kar i problemów podatkowych.

20. Czy można samodzielnie przeprowadzić fiskalizację?

Samodzielna fiskalizacja nie jest możliwa – proces ten musi być przeprowadzony przez autoryzowany serwis kas fiskalnych posiadający wymagane przez prawo certyfikaty.

Obsługa i użytkowanie kasy fiskalnej

21. Jak wystawić paragon fiskalny?

Paragon fiskalny wystawia się poprzez wprowadzenie sprzedawanego towaru lub usługi, określenie ich ceny i zatwierdzenie operacji odpowiednim przyciskiem fiskalnym. Każdy paragon powinien zawierać podstawowe informacje jak data, numer, wartość transakcji, a także NIP sprzedawcy.

22. Jak zmienić stawkę VAT na kasie fiskalnej?

Zmiana stawki VAT jest możliwa z poziomu ustawień kasy fiskalnej, jednak często wymaga znajomości specyficznych procedur dla danego modelu urządzenia. Zaleca się konsultację z instrukcją obsługi lub kontakt z autoryzowanym serwisem.

23. Jak wykonać raport dobowy i miesięczny?

Raporty dobowe i miesięczne generowane są za pomocą specjalnych funkcji kasy fiskalnej. Raport dobowy powinien być wykonywany na koniec każdego dnia sprzedaży, a raport miesięczny podsumowuje sprzedaż z całego miesiąca.

24. Co zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej?

W przypadku awarii kasy fiskalnej należy niezwłocznie skontaktować się z autoryzowanym serwisem technicznym. Do czasu usunięcia usterki sprzedaż nie powinna być prowadzona, chyba że dysponujesz zastępczym urządzeniem fiskalnym.

25. Jak długo przechowywać kopie paragonów?

Przepisy wymagają przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat, licząc od zakończenia roku podatkowego, którego dokumenty dotyczą. Warto również archiwizować kopie cyfrowe.

Kasy fiskalne online i CRK

26. Czym jest kasa fiskalna online?

Kasa fiskalna online to urządzenie, które w czasie rzeczywistym przesyła dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Taki system umożliwia automatyczne i natychmiastowe raportowanie sprzedaży organom podatkowym.

27. Jakie branże muszą korzystać z kas online?

Obowiązkowe korzystanie z kas fiskalnych online dotyczy takich branż jak gastronomia, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, warsztaty samochodowe, stacje paliw oraz usługi medyczne.

28. Jak połączyć kasę fiskalną z CRK?

Połączenie kasy fiskalnej z CRK odbywa się automatycznie po skonfigurowaniu dostępu do internetu. Konfigurację wykonuje zazwyczaj serwis techniczny przy instalacji urządzenia.

29. Czy kasa fiskalna musi być stale połączona z internetem?

Kasy fiskalne online powinny mieć zapewnione stałe połączenie z internetem, ale dopuszczalne są krótkotrwałe przerwy techniczne. W przypadku awarii łączności, kasa zapisuje dane lokalnie i przesyła je natychmiast po przywróceniu połączenia.

30. Jak sprawdzić, czy kasa fiskalna jest połączona z CRK?

Połączenie z CRK można sprawdzić bezpośrednio z poziomu menu kasy fiskalnej lub przez wydrukowanie raportu diagnostycznego, który pokazuje aktualny status komunikacji z repozytorium.

Regularne sprawdzanie łączności zapewnia zgodność z przepisami i uniknięcie ewentualnych kar finansowych związanych z brakiem raportowania.